privacystatement

Privacyverklaring Filmtheater De Nieuwe Scene
Datum: 25 mei 2018, versie 1.2

 

Inleiding
Filmtheater De Nieuwe Scene, verwerkt jouw persoonsgegevens, veilig en vertrouwd. We vinden het belangrijk dat je vertrouwen hebt in onze organisatie en ook in al onze producten, diensten en informatie. Daarom doen we er alles aan om jouw privacy te beschermen. De regels hierover zijn onder andere vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) toezicht houdt op de naleving van de wet. Daarnaast zijn er voor de medewerkers en vrijwilligers van Filmtheater De Nieuwe Scene gedragsregels opgesteld waaraan zij gehouden zijn. Filmtheater De Nieuwe Scene handelt binnen de kaders van de wet en maakt daarvoor onder andere gebruik van documenten die beschikbaar zijn gesteld door de branchevereniging NVBF (Filmhuizen) en de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

1. Opbouw privacyverklaring
In de inleiding van dit document is informatie te vinden over Filmtheater De Nieuwe Scene.  Filmtheater De Nieuwe Scene is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. Ongeacht welk onderdeel (educatie, bedrijfsvoering, marketing, communicatie en projecten). In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dat doen. Ook lichten we toe voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Daarnaast wordt ook de camerabeveiliging toegelicht. Als laatste is een onderdeel toegevoegd over welke rechten je als klant hebt en welke mogelijkheden je hebt om een klacht in te dienen of contact over dit onderwerp op te nemen met Filmtheater De Nieuwe Scene.

 

2. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn naam, adres, e-mail, telefoonnummer, geslacht en IBAN. Soms voegen we de persoonsgegevens samen of anonimiseren we ze zodat deze niet meer herleidbaar zijn naar een persoon.

 

3. Ben je verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?
Ja, in de meeste gevallen wel. Want in veel gevallen is het nodig om de persoonsgegevens te gebruiken om je de dienst, product of informatie te kunnen bieden die je bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van jouw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst ( filmhuisvoorstelling, inschrijving Filmpas, serviceloket cultuurparticipatie -CJP- of andere activiteit).
Voor andere diensten ben je niet verplicht om gegevens te verstrekken. Voor sommige extra producten, diensten of informatie, zoals onze e-nieuwsbrief, vragen we dan eerst jouw toestemming voordat we (meer) persoonsgegevens verzamelen of voordat we gegevens die we al hebben voor andere doeleinden gebruiken. Hierop gaan we hierna wat dieper in.
Voor het versturen van de nieuwsbrief vragen wij om toestemming c.q. hebben wij al eerder om toestemming gevraagd c.q. heb je jezelf aangemeld.

 

4. Gegevens verzamelen bij anderen?
Filmtheater De Nieuwe Scene verzamelt alleen gegevens bij derde partijen daar waar het samenwerkingsverbanden betreft bij de organisatie van specifieke activiteiten en of evenementen. De gegevens die wij verwerken, ontvangen we van de betrokkenen zelf en/of van de samenwerkende partij.

 

5. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?
Stichting Filmtheater De Nieuwe Scene (KVK nummer: 120.620.64) is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

 

6. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?
Filmtheater De Nieuwe Scene verwerkt persoonsgegevens, doordat u gebruik maakt van de diensten van  Filmtheater De Nieuwe Scene, en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op de website aan Filmtheater De Nieuwe Scene verstrekt.

  • Uw voor- en achternaam
  • Uw adresgegevens
  • Uw telefoonnummer
  • Uw e-mailadres
  • Uw IP-adres

Meewerkende partijen en participanten:
Dit zijn de persoons- en/of bedrijfsgegevens (incl. mogelijk IBAN) in die gevallen dat je als partner/relatie meewerkt aan/participeert in een van de producties/activiteiten van Filmtheater De Nieuwe Scene.

 

7. Voor welke doelen gebruiken we de gegevens?
Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen.

7.1: Leveren van diensten
7.2: Inschrijven in onze systemen (o.a. ticketing, Filmpas)
7.3: Opmaken van overeenkomst voor levering ticket.
7.4: Klantenservice
7.5: Authenticatie van de klant/gebruiker
7.6: Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen
7.7: Juridische geschillen
7.8: Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil
7.9: Wettelijke bepalingen
7.10: Het voldoen aan wettelijke bepalingen door derden (zoals Belastingdienst) opgelegd.

 

8. Voor welke diensten gebruiken we de gegevens?
8.1 Dienst 1: verkopen van tickets
Voor het kopen van een ticket gebruikt Filmthetater De Nieuwe Scene persoonsgegevens uit de 7.1ste, 7.2de, 7.3de en 7.5de categorie (zie 6). Dit heeft als doel je te informeren bij eventuele calamiteiten/wijzigingen en/of je op de hoogte te houden van mogelijke aanvullende interessante activiteiten en/of wijzigingen in de voorwaarden.
8.2 Dienst 5: Serviceloket Cultuurparticipatie
Filmtheater De Nieuwe Scene verwerkt persoons- en verenigingsgegevens uit de 7.1ste, 7.2de, 7.4de en 7.5de categorie (zie 7) bij het registreren van verenigingen en/of personen en het meewerken aan en communiceren over eigen en/of derden activiteiten.
8.3 Filmtheater De Nieuwe Scene verwerkt persoons- en organisatiegegevens uit de 7.1ste, 7.2de, 7.4de en 7.5de categorie (zie 7) bij het registreren de Filmpas en bekendmaken van / uitnodigen voor activiteiten, het versturen van e-mail nieuwsbrieven en/of updates.
8.4 Projecten, activiteiten en producties Filmtheater De Nieuwe Scene.
Filmtheater De Nieuwe Scene verwerkt persoons- en verenigings- en/of organisatiegegevens uit de 7.1ste, 7.2de, 7.4de en 7.5de categorie (zie 7) bij het registreren van jou (filmmaker, kunstenaar individueel) of jouw club/vereniging, het meewerken en/of onderdeel zijn van een (gezamenlijke) terugkerende en/of ad hoc activiteit, project en/of productie.
8.5  overige verwerkingen: Filmtheater De Nieuwe Scene verwerkt verder persoonsgegevens uit de 7.1ste, 7.2de, 7.3de, 7.4de en 7.5de categorie (zie 7), daar waar nodig. Dit kan zijn bij het gebruik van de klantenservice door een klant, het doen van onderzoek en bij het afhandelen van juridische geschillen. Ook kan het zijn dat Filmtheater De Nieuwe Scene jouw persoonsgegevens moet verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

 

9. Op basis van welke grondslagen gebruiken we jouw gegevens?
9.1 Toestemming
Filmtheater De Nieuwe Scene gebruikt voor het versturen van een nieuwsbrief als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via de website, waarbij je je e-mailadres kan invullen en een interessegebied kan aanvinken. Ter verificatie ontvang je een bevestigingsmail (de zgn. dubbele opt-in methode).
Deze toestemming gebruikt Filmtheater De Nieuwe Scene als controle.
9.2 Ticketing
Filmtheater  De Nieuwe Scene gebruikt voor het kopen van een ticket voor een film, cursus en/of andersoortige activiteit/productie als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via de website/het ticketbestelsysteem, waarbij de klant kan kiezen voor een uitgebreid of beperkt account. Dit account bewaart Filmtheater De Nieuwe Scene ter registratie en verificatie.
9.3 Samenwerking
Filmtheater De Nieuwe Scene gebruikt voor producties die in samenwerking met derden tot stand komen alsook het serviceloket cultuurparticipatie de grondslag: wederzijdse toestemming. Deze toestemming komt een-op-een tot stand tussen de afgevaardigde (projectleider) van Filmtheater De Nieuwe Scene en de representant van de samenwerkende partij.

 

10. Delen we de gegevens met andere partijen?
Filmtheater De Nieuwe Scene maakt gebruik van een aantal leveranciers van softwareprogramma’s voor bijvoorbeeld ticketing, website en e-mail nieuwsbrieven. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en wij hebben met hen een verwerkersovereenkomst gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld de zorgvuldige omgang met je gegevens. Soms is Filmtheater De Nieuwe Scene verplicht om op grond van wettelijke verplichtingenpersoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat, anders niet. Filmtheater De Nieuwe Scene zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

 

11. Worden jouw gegevens buiten de EU gebracht?
Filmtheater De Nieuwe Scene heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens in principe alleen binnen de EU te verwerken (ook al zijn sommige verwerkers buiten de EU gevestigd). Aangezien de AVG van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

 

12. Hoe beveiligen we jouw gegevens?
Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Filmtheater De Nieuwe Scene een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals onder punt 12 van dit document duidelijk is gemaakt verwerken we als uitgangspunt alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen (server- en back-up procedures) om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers en vrijwilligers op het gebied van privacy. Filmtheater De Nieuwe Scene zorgt ervoor dat, indien we jouw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden als Filmtheater De Nieuwe Scene.

 

14. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
14.1 Naam, e-mail, ip- en andere contactgegevens (categorie 1):
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en maximaal vijf jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.
14.2 Betaalgegevens (categorie 2):
Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar (verplichting Belastingdienst). In het geval van een betaalde product of dienst (niet lidmaatschap), bewaren we de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.
14.4 Meewerkende partijen en participanten (categorie 4):
Deze gegevens bewaren we maximaal vijf jaar nadat de activiteit, project en/of actie/samenwerking beëindigd is.

 

14. sub Cameratoezicht

Cameratoezicht in ons Filmtheater is bedoeld om te helpen eigendommen van bezoekers en personeel te beschermen. De aanwezigheid van cameratoezicht is kenbaar gemaakt door de sticker op de toegangsdeur van het Filmtheater. De camerabeelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De richtlijn hiervoor is maximaal 4 weken. Maar is er een incident vastgelegd, zoals diefstal? dan mogen de betreffende beelden bewaard worden tot dit incident is afgehandeld.

 

15. Welke rechten heb je op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
Filmtheater De Nieuwe Scene vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via  info@nieuwescene.nl contact op te nemen met ons.

  • Het recht van inzage: je hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van je verwerken;
    Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van je verwerken niet juist zijn, heb je het recht om deze aan te laten passen;
  • Het recht van verwijdering: indien wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heb je het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde (financiële) gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
  • Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of jouw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of je bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, heb je het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
  • Het recht van dataportabiliteit: op jouw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van je hebben overdragen aan jou of een andere organisatie naar uw keuze. Je kunt alleen van dit recht gebruik maken inzake de gegevens die worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
  • Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen.
  • Kom je er niet uit of wil je graag extra informatie over het inroepen van je rechten dan kun je mailen naar info@nieuwescene.nl

 

17. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens
Filmtheater De Nieuwe Scene vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat je als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens.

Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

 

18. Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Mocht je nog vragen, een klacht of een opmerking hebben, dan kun je contact opnemen via  info@nieuwescene.nl

 

Vestigings- en postadres:

Filmtheater De Nieuwe Scene

Nieuwstraat  13

5911 JS Venlo

telefoonnummer: 077-3518183

Bezig met laden